Qu’est ce que la réputation d’une adresse email ?
Il s’agit tout simplement de comment votre adresse est perçue par les serveurs mails lorsqu’un message dont vous êtes l’expéditeur arrive avant d’être remis à son destinataire.
Le serveur va donc analyser d’où vient l’email : serveur d’envoi, adresse IP, email de l’expéditeur…
Il va comparer ces informations à différentes bases de données de listes noires et remettre ou non votre message à son destinataire.
Ensuite, l’application de messagerie va lire l’intitulé du courriel et placer ou non l’email dans le dossier « Spam ».
Quels sont les risques d’avoir une mauvaise réputation ?
En premier lieu, votre email ne sera pas lu par le destinataire.
En second lieu, vous risquez d’être ajouté à différentes bases de données, ces fameuses listes noires qui dégraderont encore plus votre réputation et donc les chances d’être bloqué.
Enfin, si votre hébergeur reçoit trop de signalements contre votre adresse va la bloquer, et vous ne pourrez plus l’utiliser jusqu’à ce que toutes les causes soient corrigées.
Quelles peuvent être ces causes ?
Elles sont très nombreuses et parfois totalement indépendantes de votre volonté.
- Votre site Internet a été piraté et un robot utilise votre site pour envoyer des emails massivement,
- Votre ordinateur (ou mobile ou tablette) sur lequel vous êtes connecté (ou que vous avez oublié de vous déconnecter) est contaminé par un malware,
- Vous utilisez votre adresse mail pour des campagnes de prospection sans être sûr de votre fichier prospect, le nombre de rejet va directement influencer votre réputation et vous n’avez peut-être pas d’outil adapté pour connaître les rejets,
- Votre hébergement web partage une adresse IP et vous subissez les pénalités d’un autre utilisateur de la même adresse IP,
- Votre adresse a été mise en spam manuellement par de nombreux destinataires,
- Des alias de votre adresse sont utilisées par des serveurs d’envoi peu scrupuleux qui ne vérifient pas le domaine avant d’expédier…
Quoi qu’il en soit, vous pouvez tester la réputation de votre adresse mail avec l’outil mxtoolbox.
Comment récupérer sa réputation ou réduire les risques ?
C’est là que le bât blesse. La réputation peut se dégrader très vite mais pour la récupérer c’est une autre histoire.
Si le problème est lié à un virus, trojan, malware, etc. désinfectez votre ordinateur, tablette, mobile, (oui on l’oublie trop souvent mais un mobile n’est jamais totalement protégé et de nombreux antivirus existent pour vos appareils). Par exemple, Trendmicro offre gratuitement à ses clients la version antivirus pour Android.
- Changez les mots de passe de vos messageries,
- Sécurisez votre site Internet ou faite effectuer un audit de sécurité,
- Renforcez la sécurité de vos serveurs d’envois en ajoutant un DMARC.
- Utilisez des solutions professionnelles pour l’envoi d’email de prospection ou vos newsletters et utilisez une adresse dédiée à cet usage ! Vous pourrez alors retirer les adresses emails erronées de votre base et diminuer le taux d’erreur d’envois.
- Faite un demande de désinscription sur chaque liste noire dans laquelle vous avez été signalé.
Et une fois que tout cela a été fait… Attendre que la réputation remonte et rester vigilent.